四、印信管理

　　1. 印信管理：

　　1.1印信的概念和種類

　　• 印信是指企事業單位的印章和介紹信等行使職權的憑證和對外聯系的標志。

　　1.2秘書部門掌管的印章

　　• 單位印章

　　• 單位領導人“ 公用” 的私章

　　• 秘書部門的公章。

　　注意：

　　其中單位印章是單位對外行使權力的標志。

　　1.3印章的刻制和啟用

　　• 刻制印章的兩種情況：

　　#由上級主管機關刻制頒發。

　　#由本單位法人代表申請，經主管部門批準，

　　公安部門批準登記后，由指定刻制廠刻制。

　　v 公章的啟用：

　　公章刻制后不可隨便使用，必須選定啟用日期，提前向有頭單位發出啟用通知，通知中附上所啟用印章的印模，發給有關單位保存，以備查考。

　　1.4印章的式樣

　　v 國家機關和一般企事業單位的印章為圓形。

　　v 印章中央是國徽或五角星圖案。

　　v 印文使用單位或機關的法定名稱，自左向右環行。

　　v 印文一律用宋體的規范的簡化字，民族自治地方的印文，應將漢文和當地通用的少數民族的文字并列。

　　v 印章的質料，由制印機關根據當地的物質和技術條件自行決定。

　　• 質料：

　　古代―玉、金、銀、銅

　　近代―角質、木質

　　現代―橡膠、塑料、鋼印、

　　• 尺寸：

　　國務院 ―直徑6厘米

　　省部級政府機關 ―直徑5厘米

　　地市州縣機關 ―直徑4.5厘米

　　其他機關部門 ―直徑4.2厘米

　　企事業單位

　　• 形狀：

　　古代―正方(官印)

　　現代―正圓(機關單位公章)

　　―長方、三角、橢圓(收發、校對、財務等)

　　―正方(領導人與法人代表印章)

　　• 印文：

　　―規范簡化漢字(簽名章除外)

　　―宋體

　　―自左向右環形排列

　　―(少數民族文字)

　　• 圖案：

　　縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館―國徽

　　黨的機關 ―黨徽

　　企事業單位 ―五角星

　　1.5印章的保管

　　• 印章應放置在單位的機要室或辦公室中，專門存柜加鎖，一般不帶出辦公室。

　　• 印章的管理人員，應由單位的領導指派專人，即秘書負責保管和使用，嚴禁擅自使用或外借。

　　• 使用印章應即取即用即收。

　　• 不得委托他人代取代用印章。

　　• 印章人員還要注意保養印章，及時進行清洗，以確保蓋印時字跡清晰。

　　• 印章如果丟失要立即報告公安機關備案，并以登報或信函等形式通知有關單位，聲明其遺失或作廢。

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