1、采購部門只能向通過審核的供應商進行采購。

2、請購單是由生產、倉庫等相關部門的有關人員填寫，送交采購部門，是申請購買商品、勞務或其他資產的書面憑據。(因為企業內不少部門都可以填列請購單，所以沒有必要做到全公司統一連續編號，但是可以分部門設置請購單的連續編號)。

3、每張請購單必須經過對這類支出預算負責的主管人員簽字。(比如生產部門請購由生產主管簽字，倉儲部門由倉儲經理簽字審批)

4、訂購單是由采購部門填寫，經適當的管理層審核后發送供應商，是向供應商購買訂購單上所指定的商品和勞務的書面憑據(需要做到一式多聯，連續編號)。

【補充】連續編號是為了實現——完整性該認定。

【注意】采購部門里詢價與確定供應商的職責應當分離。(防止采購人員吃回扣)

5、驗收單(需要做到一式多聯，連續編號)是收到商品時所編制的憑據，列示通過質量檢驗的、從供應商處收到的商品的種類和數量等內容。【采購與驗收要做到職責分離】

6、付款憑單是采購方企業的應付憑單部門編制的，是內部記錄和支付負債的授權證明文件。記錄采購交易之前，應付憑單部門應核對訂購單、驗收單和賣方發票(與訂購單的編號對應起來)的一致性并編制付款憑單。

7、函證應付賬款：獲取適當的供應商相關清單，例如本期采購量清單、所有現存供應商名單或應付賬款明細賬。詢問該清單是否完整并考慮該清單是否應包括預期負債等附加項目。

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